Ovviamente sai che non sono un legale quindi il mio è solo un suggerimento dettato dall'esperienza.
La forma dell'email, visto che non è pubblicitaria, dovrebbe rispettare le linee guida del Garante per l'email di primo contatto.
Alcuni suggerimenti tecnici:
Dall'oggetto non userei parole quali "pubblicitario, promozionale, commerciale".
Metterei un link al catalogo / brochure perché è abbastanza verosimile che pochi ti risponderanno per darti l'autorizzazione, ma molti saranno incuriositi e cliccheranno sul link.
Infine traccia tutto quanto.
P.S.
Se i destinatari sono persone giuridiche e gli indirizzi email sono in modo inequivocabile indirizzi usati solo per fini riconducibili all'attività della persone giuridiche sembra che non ci sia più l'obbligo dell'email di primo contatto.
Art. 40, comma 2, lettera a) DL 201 del 6/12/11 convertito dalla L. 214 22/12/11.
Restano esclusi quei destinatari che come email usano indirizzi promiscui.
Esempio:
valerio @ ditta.com -> si
valerio @ gmail.com -> no perché il Valerio della situazione la usa anche per scopi privati.
Valerio Notarfrancesco
