Metodo Inbox Zero per le Email

giorgiotave

Metodo Inbox Zero per le Email

Non so quanto di voi usano #metodi per gestire le email. @maurolupi ha condiviso l'altra volta in una stanza di Clubhouse il suo metodo che è molto interessante.

Io ho presto appunti e sto cercando di farlo mio. Alle ore 18:00 avere zero mail.

Le cose che faccio io sono le seguenti

uso lo smartphone con le gesture per segnare velocemente cose da cancellare o da segnare come lette
applicare uno slot di X minuti ogni X ore a smaltire le email che richiedono risposte rapide
applicare uno slot lungo, sempre fisso, dove rispondere alle email che richiedono più tempo

FUNZIONA

Voi cosa usate?

eleclipse

Interessante,

in genere cerco di controllare la mail 3 volte al giorno. Al mattino, prima (o poco dopo) di pranzo e alla sera.

Quelle che posso smaltire subito vengono fatte subito, alcune possono essere più impegnative (o richiedere del vero e proprio lavoro, anche di giorni), in quel caso le assegno a un tag "in lavorazione" e le smaltisco in slot di tempo dedicati a quel tipo di mail.

In questo modo riesco anche a vedere rapidamente cosa "è in corso".

Devo lavorare un po' sull'eliminare le cose superflue che continuo ad avere ma sistematicamente elimino non appena arrivano (vuoi perché non mi interessano più, vuoi altro).

Come regola generale cerco di finire sempre quello che ho iniziato prima di iniziare altre cose, mail incluse.

shazarak

per chi ha google avevo trovato questo https://www.sortd.com/ poi ho visto che anche altri client come Spark permettono cose simile o azioni su swipe da cell ecc

personalmente, io sto cercando di arrivare ad abolire completamente mail dal cellualare, se prima avevo la mia aziendale+ la privata + 3 di collaborazioni, con tutte le notifiche aperte, ora tengo solo aziendale e privata solo in modalità manuale, e per me è gia stata una rivoluzione

Io le leggo la mattina, accendo il pc, vedo cosa c'e', cancello il cancellabile, rispondo subito a quelle veloci, programmo le altre se sono task da fare in giornata, o le lascio non lette se le processo in altri momenti.

nel mio particolar caso (clicnico eheh) ho scoperto recentemente, che se le leggo e poi le lascio come da leggere perche le processo piu tardi, finisce che continuo a pensarci e mi va in pappa il cervello,
quindi al momento sto attuando la "tattica" di evitare proprio di leggere quell mail che già so mi terrebbero occupata la mente ( e che posso rimandare) e che posso rimandare.

con google ( perche la mia mail aziendale è una gsuite) sono molto comodi filtri e rules, o piuttosto usare zapier e co per gestire un po di automazioni, magari all'inizio è una rottura ma poi , in teoria dovrebbero dare un aiuto al flusso di lavoro

una cosa un pochino piu avanzata, ma non so quanto e chi potrebbe servire, è il mix gmail + zapier + teamwork task
per farla breve automatizzi il processo di inserimento di task proveniente da mail ( io usato teamwork task ma suppongo si possa fare con tanti altri task manager) quindi paradossalmente con i giusti filtri ed automatismi, vai a inoltrare tutto il possibile fuori dalla posta, e quello che rimane sono le mail "particolari". ( spam lo butti, mittente A -> task A, mittente B -> lead B, ecc)

Ciraolo ha fatto un video per Integromat che è spettacolare, il concetto è sempre lo stesso

luqweb

@giorgiotave Questo però relativo alle email di lavoro giusto?

Sarei curioso di sapere come gestite mail di lavoro e newsletter contemporaneamente (o email di formazione in senso lato).

Ho sempre la sensazione di perdermi troppe cose interessanti

giorgiotave

@shazarak io lo sto integrando con todoist (questo giovedì esce un video su FastForward proprio con @ciraolone quel suo video è spettacolare).

@luqweb per le newsletter leggi qui la discussione aperta da @dellimellow accorpatore di newsletter

Secondo me le newsletter dovremmo gestirle in modo separato, non vale lì, quasi impossibile secondo me

shazarak

@giorgiotave bene bene non vedo l'ora di vederlo

kal

Io ho questa filosofia proprio da quando Google introdusse Inbox.

Non sono mai stato così incavolato con Google come quando annunciarono che chiudevano il progetto.

Persino più di quando chiusero Google+

Alla fine Google+ era cazzeggio social... ma Inbox era lavoro.

A tutt'oggi mi disciplino cercando di mantenere Inbox zero. Ma è una lotta costante! Quella maledetta casella si riempie sempre senza che la guardi...

kal

@ciraolone Simplify è assolutamente un must! Al punto che ho già deciso di pagare la subscription appena lo passa a pagamento.

mirkomassarutto

@giorgiotave ha detto in Metodo Inbox Zero per le Email:

Non

Io guardo le e-mail ogni 20 minuti.

Per quanto riguarda newsletter o altre "email conosciute" applico una regola che le sposta nella casella appropriata automaticamente (poi le guardo a fine serata)
Per le altre email gestisco archiviando in caselle specifiche a seconda dell'urgenza:

E-Mail Urgenti: Casella Archivio Urgente
E-Mail di cose da fare: Casella Archivio
E-Mail di altro genere: Archiviate nell'apposita cartella cliente/fornitore
Il resto si butta al volo

Quando sono in mobilità utilizzo BlueMail. Le email che normalmente archivierei in locale (cliente/fornitore) vengono archiviate in un apposito archivio che poi smisto alla prima occasione.

luqweb

Gmail mi dà errore temporaneo, servizio irraggiungibile.

Che ci siamo messi tutti a sistemare l'email stasera per caso?

kal

@ciraolone ha detto in Metodo Inbox Zero per le Email:

@kal difficile immaginare Gmail senza

Ogni tanto entro in una casella Gmail senza Simplify e... BLEAH!!

eleclipse

Di Outlook cosa ne pensate in questo senso?

Io devo dire che con l'online mi sto trovando bene recentemente.

mirkomassarutto

@eleclipse personalmente odio Outlook... Thunderbird ti permette di personalizzarlo alla grande con le estensioni.

vedova

@giorgiotave identico metodo tuo.
Tengo una parte della mattinata, nottata, pomeriggio e serata alla lettura delle email.

Ma avere zero email alle 18.00 è impossibile per me, ne ricevo troppe.
Invece di inviti su ClubHouse nemmeno uno mannaggia

Comunque sto sfoltendo con alcuni CMS che prelevano le email e le trasformano in ticket, praticamente sto riutilizzando anche un secondo CMS di billing hosting modificato per fare le assistenze / prevendita ecc altrimenti diventano ingestibili, molte sono reply e se le guardi con client diversi, tutto risulta sconnesso. Anche perchè alcune poi devono essere passate e gestite direttamente dai miei collaboratori. Il semplice Forward è impensabile!

mirkomassarutto

@vedova le email relative alla gestione aziendale, se hai grossi volumi, vanno assolutamente gestite con un Customer service...
Non ne conosco perché ho implementato i miei direttamente (anche quelli dei clienti).
Inbox zero vale per le email dirette...
Insomma info@azienda non va mica visto dall'amministratore delegato

la Elena

ho risolto con freshdesk e il tuo bot...davvero ben fatto! non propriamento super economico ma smista e risponde da paura!