Ciao a tutti, ho un sito di assistenza informatica.non ha cookie, però ovviamente c'è pubblicata la mail e il cellulare. Allora ..io vorrei preparare una bella pagina privacy in modo che l'utente sappia tutto su come gestiamo queste informazioni, però il problema sorge se un cliente arriva non dal sito (biglietto da visita o passaparola).
Volevo abilitare qualche funzione dello smartphone che avvisi l'utente di leggere la privacy sul sito se lo desidera e che se continua la chiamata le accetta e se non le acceta di riagganciare.
Il problema è questo: se lui accetta, io come tengo traccia di questa sua accettazione? registrando le chiamate? Li poi si aprirebbe una voragine per la privacy:?

Premetto: IANAL (i am not a lawyer)...

Nella pagina web, dove pubblichi il tuo indirizzo, basta avere un link (ben visibile) alla pagina sulla privacy, dove indichi in che modo tratti i dati dei clienti e che uso ne fai - nient'altro.
Non mettere stronzate tipo "non sono responsabile per i contenuti dei siti linkati" o simile. E visto che di cookie non ne hai, basta veramente poco. Importante, che specifichi chi è il responsabile del trattamento dei dati.

Se sul tuo sito metti un form per contattarti, devi mettere la dicitura tipo "con l'invio di questo modulo acconsento al trattamento dei dati" (con link alla pagina sulla privacy PRIMA del bottone INVIA. Non serve mettere una checkbox.

Se il contatto poi avviene tramite telefono o e-mail, basta indicare nella risposta (se questa avviene tramite e-mail), che ti riferisci alla richiesta telefonica del tipo: "come da richiesta telefonica del giorno 21.5.2018, le consiglio bla bla bla". E con il riferimenrto alla telefonata iniziata dal cliente, sei a posto. È infatti il cliente ad aver iniziato il rapporto con te, e quindi implicitamente acconsente al trattamento dei dati per i scopi necessari. È importante in questo contesto, che utilizzi i suoi dati solo ai fini del lavoro richiesto. Se invece vuoi inserire il suo indirizzo in una mailing-list o darlo a terzi, hai bisogno di un'autorizzazione espliita.

@kruk Grazie! Se volessi scrivere un avviso personalizzato a questo nuovo regolamento, e non una frase generica, cosa mi consiglieresti di scrivere?

Mi potresti linkare una Privacy Police base per un semplice sito con modulo contatti, commenti e qualche widgets?

Sono fortemente indeciso sul da farsi, per evitare di dover ritoccare tutto di nuovo.

Non chiedetemi troppo, per favore. Ogni sito va analizzato con cura, per vedere, di quali informazioni ha bisogno.
Cercate di ridurre al minimo il testo nella pagina sulla privacy osservando quanto segue:

• non includere widget non necessari
• includere analytics solo in modo anonimizzato
• non serve mettere istruzioni su come cancellare i cookies nei vari browser (ha poco senso, visto che i browser si aggiornano spesso)
• nei form non mettere campi per raccogliere dati non necessari (a.e. religione o hobbies). Io ho persino iniziato a togliere il campo per il fax - tanto serve poco.
• non mettere frasi che non vi assumete reponsabilità per siti terzi - è ovvio che non ne siete responsabili
• mettete ben in chiaro il vostro nome, indirizzo, partita iva e modi di contattarvi per qualsiasi richesta inerente il trattamento dei dati personali.

Il "nuovo" GDPR non è nient'altro che la vecchia legge sulla privacy, riformulata e uniformata a livello europeo per fare un po d'ordine nel chaos. Inoltre questa legge si applica anche a enti extra-CE dal momento che questi trattano dati di cittadini della CE. Sono quindi Google, facebook, Amazon e consorti, che devono adeguare il loro modo di raccimolare e trattare i dati su di noi - pena delle multe salatissime (il 4% del loro fatturato a livello mondiale!). Era questa l'intenzione primaria. Per noi piccole aziende, che non abbiamo mai fatto grandi raccolte di dati personali e mandato newsletter a vanvera, c'è poco da adeguarsi. Chi era in regola con la vecchia legge sulla privacy, al 99% lo è tuttora.

@kruk said:

Per noi piccole aziende, che non abbiamo mai fatto grandi raccolte di dati personali e mandato newsletter a vanvera, c'è poco da adeguarsi. Chi era in regola con la vecchia legge sulla privacy, al 99% lo è tuttora.

Ciao,
premesso che di legalese capisco molto poco, cercando di comprendere quali azioni "concrete" dovesse fare un microscopico imprenditore che, come dici giustamente, non passa il suo tempo a collezionare e distribuire in giro i dati dei suoi clienti o dei visitatori del suo Sito Web, mi è sembrato di capire che il GDPR preveda tutta una serie di documenti procedurali da creare, custodire, aggiornare ed esibire in caso di controllo.

Ho capito male?

Grazie mille!

Ciao** altraSoluzione!**
No, non mi risulta che bisogna produrre alcun documento.
Quel che devi fare, é di trattare con cura i dati che ottieni dai tuoi clienti. Non collezionarne oltre a quello che serve per il rapporto d'affari che hai con i tuoi clienti (ovviamente devi conservare indirizzo, p.iva ecc. dei tuoi clienti per 10 anni, se non sbaglio). Se tratti solo dati necessari per il rapporto d'affari, non c'è bisogno di alcuna autorizzazione - infatti devi trattare sti dati per legge.
Devi salvare i dati su un qualche supporto non accessibile a terzi (non necessariamente crittografato) ed avere cura che il pc con il quale tratti i dati abbia almeno un antivirus aggiornato... le cose minime insomma per non metterti nei guai.

Cercate di evitare di mettere i dati su una cloud. È comunque vietato metterli su una cloud extra-CE. Microsoft Cloud Service, Azure Core Services e Office 365 a detta di Microsoft sono safe-harbour, ma non mi risulta del tutto vero, non ne starei tranquillo.

Per gli ospedali e uffici pubblici, che trattano dati sensibili invece, la cura dei dati dev'essere molto più approfondita, con firewall, crittografia, gerarchia di permessi, log degli accessi eccetera.

In questo periodo di confusione ogni consiglio è assolutamente benvenuto!
Negli ultimi anni ho dovuto perdere più tempo a cercare di capire le leggi e tradurle in soluzioni tecniche che a fare il mio vero mestiere.
Grazie!

@kruk said:

Premetto: IANAL (i am not a lawyer)...

Nella pagina web, dove pubblichi il tuo indirizzo, basta avere un link (ben visibile) alla pagina sulla privacy, dove indichi in che modo tratti i dati dei clienti e che uso ne fai - nient'altro.
Non mettere stronzate tipo "non sono responsabile per i contenuti dei siti linkati" o simile. E visto che di cookie non ne hai, basta veramente poco. Importante, che specifichi chi è il responsabile del trattamento dei dati.

Se sul tuo sito metti un form per contattarti, devi mettere la dicitura tipo "con l'invio di questo modulo acconsento al trattamento dei dati" (con link alla pagina sulla privacy PRIMA del bottone INVIA. Non serve mettere una checkbox.

Se il contatto poi avviene tramite telefono o e-mail, basta indicare nella risposta (se questa avviene tramite e-mail), che ti riferisci alla richiesta telefonica del tipo: "come da richiesta telefonica del giorno 21.5.2018, le consiglio bla bla bla". E con il riferimenrto alla telefonata iniziata dal cliente, sei a posto. È infatti il cliente ad aver iniziato il rapporto con te, e quindi implicitamente acconsente al trattamento dei dati per i scopi necessari. È importante in questo contesto, che utilizzi i suoi dati solo ai fini del lavoro richiesto. Se invece vuoi inserire il suo indirizzo in una mailing-list o darlo a terzi, hai bisogno di un'autorizzazione espliita.

Grazie

@altraSoluzione: mi sono documentato meglio:

• per imprese con meno di 10 addetti, la nuova legge sulla privacy non chiede l'indicazione di un responsabile per il trattamento dei dati (visto, che questo coincide di solito con il titolare dell'azienda)
• per imprese con più di 250 dipendenti serve redarre un documento che stabilisce e regola il trattamento interno dei dati

@kruk said:

@altraSoluzione: mi sono documentato meglio:

• per imprese con meno di 10 addetti, la nuova legge sulla privacy non chiede l'indicazione di un responsabile per il trattamento dei dati (visto, che questo coincide di solito con il titolare dell'azienda)
• per imprese con più di 250 dipendenti serve redarre un documento che stabilisce e regola il trattamento interno dei dati

Anzitutto ti ringrazio per l'interessamento.
Si, ho letto anche io che le piccole imprese hanno qualche obbligo di meno ma temo che ne rimangano tanti altri che ancora non ho compreso a fondo.

Inoltre, tanto per "giocare", mi viene in mente un dubbio molto "pratico":

• un utente s'iscrive a una newsletter, comunicando il proprio indirizzo email e acconsentendo al trattamento del dato
• il titolare del trattamento conserva l'indirizzo email e la prova del consenso a esso legata
• dopo qualche tempo l'utente decide di non ricevere più la newsletter e si cancella tramite l'apposito mezzo tecnico messo a disposizione
• a questo punto il titolare, per legge, oltre a non inviare più le newsletter (ovviamente), deve cancellare tutti i dati personali dell'utente, cioè l'email

Ma... se un domani quell'utente cita in giudizio il titolare dicendo che in passato, prima della cancellazione, gli ha inviato le newsletter senza consenso, come fa il titolare a dimostrare che aveva il consenso se ha dovuto cancellare i dati dell'utente, cioè l'email, unico dato comunicato e unica "chiave" di associazione col consenso?

Ciao e grazie per la tua risposta.

@criceto said:

sarebbe opportuno rivolgere istanza al Garante per avere lumi in merito

Giusto. Ma a me, da profano, sembra ridicolo che si sia costretti a chiedere "lumi" sull'interpretazione di una legge quando sarebbe stato sufficiente scrivere una legge non soggetta a interpretazioni.

@criceto said:

Il "consenso" non é da considerare "dato" soggetto alla norma e secondo me va conservato insieme alla revoca per dare data certa appunto al consenso e alla revoca.
Opinione personale si intende ... anche se frutto di una noiosissima lettura di tutta la norma ...

Motivazione dell'opinione: dato che consenso e revoca sono scartoffie da rendere a norma di legge su di esse chi le ha prodotte perde i diritti.

Solo per amore di conversazione (perché sono del tutto ignorante in materia legale e tale rimarrò :)), nel caso da me ipotizzato la richiesta di cancellazione, ovviamente, non riguarderebbe il consenso ma il "dato", cioè l'indirizzo email che, però, è l'unica chiave univoca per il collegamento con il consenso.

Cioè, io ho un indirizzo email collegato univocamente alla "prova" del consenso, qualsiasi essa sia:
email <-> consenso

Se mi viene imposto di cancellare l'email avrò un consenso senza corrispondenza:

??? <-> consenso

A meno che, in questo caso, non valga il principio che vale per gli altri dati per i quali il consenso non può essere revocato come, per esempio, quelli per la fatturazione.

Mi sbaglio?

Grazie!

Ottima domanda. cerchiamo di risolvere il nodo:

Io memorizzo un una tabella del database i vari dati del cliente, tra cui nome, indirizzo e-mail, data della registrazione e indirizzo ip dal quale si è registrato. Nel campo dell'indirizzo ip metto la parola "manuale" nel caso il cliente ha richiesto l'iscrizione tramite e-mail o telefono... Così posso in qualsiasi momento risalire a quando è stata data l'autorizzazione per l'invio della newsletter.

Se il cliente chiede di essere rimosso dalla mailinglist, setto un flag nel database, ma non cancello i suoi dati. Potrei aggiungere anche ip e data della disiscrizione. Da quel momento semplicemente non gli invio pù e-mail (la richiesta era solo di disdetta newsletter non di cancellazione dati). Questi dati li mantengo per 10 anni...

Se il cliente invece mi chiede di cancellare i suoi dati, li cancello e basta. A meno che non abbia altri rapporti di lavoro con lui, per i quali sono obbligato a conservare i dati per 10 anni... Non penso che il titolare dei dati possa farti causa oltre un tempo ragionevole (un anno?) dal ricevimento dell'ultima newsletter (per i tempi di prescrizione dovresti chiedere un'avvocato).

Se tengo un backup dei dati (uno giornaliero, settimanale, mensile ed uno annuo), sarei obbligato a cancellare i dati anche dal backup. Ma siccome i backup vengono sovrascritti dopo al massimo un anno, questi dati andranno automaticamente persi. Dai backup sarà possibile risalire al momento di iscrizione/disiscrizione del cliente fino a un anno dopo la cancellazione. Se il cliente quindi fa causa entro un'anno, posso recuperare le prove della (dis)iscrizione.

In caso di controlli devi far vedere come funziona il tuo software, e come i dati vengono cancellati.

@kruk said:

Se il cliente invece mi chiede di cancellare i suoi dati, li cancello e basta. A meno che non abbia altri rapporti di lavoro con lui, per i quali sono obbligato a conservare i dati per 10 anni... Non penso che il titolare dei dati possa farti causa oltre un tempo ragionevole (un anno?) dal ricevimento dell'ultima newsletter (per i tempi di prescrizione dovresti chiedere un'avvocato).

In questo momento sembra che neanche gli avvocati abbiano risposte certe.
Seguendo un seminario sull'argomento, la risposta data dall'esperto è stata che bisogna aspettare delle sentenze per sapere come bisogna interpretare la legge! Questo, nella mia testa, è come se mi obbligassero a partecipare a un gioco dove rischio di perdere un mucchio di soldi senza prima avermi spiegato le regole del gioco, dicendomi che le regole le saprò quando io o qualcun altro avremo perso.

Mah. Sicuramente è colpa mia e della mia ignoranza (nel senso che ignoro, cit. se a me tutto ciò sembra assurdo.

Comunque grazie mille per la tua spiegazione, che comunque mi offre nuovi spunti di riflessione!

@altraSoluzione said:

Mah. Sicuramente è colpa mia e della mia ignoranza (nel senso che ignoro, cit. se a me tutto ciò sembra assurdo.

Ciao, la risposta che ti ha dato kruk è l'approccio corretto. Non guardare il GDPR come un'imposizione in senso stretto ma come un radicale e molto innovativo approccio in merito al trattamento dei dati, che però certametne se sgarri nel peggiore dei casi e se sei unazienda, ti ritrovi a dover pagare multe astronomiche.

Poi riporto anche qui che Italia e Francia godranno di una proroga di 6 mesi viste alcune complessità di non facile soluzione.
Ma attenzione però perché il Garante chiude un occhio non tutti e due, quindi la cosa più importante è comprendere l'importanza dei concetti come Privacy Design.
Per esempio se io ti contatto per chiederti informazioni, tu mi rispondi e proseguiamo fino alla conclusione. Da questo momento in avanti che motivo hai di conservare nel tuo computer il mio indirizzo email? Nessuno, quindi cancelli la mia mail e sei già a buon punto.

Stesso discorso per il Data Breach, è tuo impegno sapere che in caso di furto dati dovrai tempestivamente denunciarlo, è tua cura fare in modo che i dati dei tuoi iscritti, clienti, etc siano custoditi con la massima cura e non ceduti, per qualsiasi ragione anche tecnica, a chiunque.

Avrai notato anche tu e anche tu avrai ricevuto diverse mail, che moltissime aziende stanno inviando in cui dichiarano un certo interesse nel garantire il massimo della protezione dei dati. Anche questo è l'approccio corretto.

@hub said:

Ciao, la risposta che ti ha dato kruk è l'approccio corretto. Non guardare il GDPR come un'imposizione in senso stretto ma come un radicale e molto innovativo approccio in merito al trattamento dei dati, che però certametne se sgarri nel peggiore dei casi e se sei unazienda, ti ritrovi a dover pagare multe astronomiche.

Poi riporto anche qui che Italia e Francia godranno di una proroga di 6 mesi viste alcune complessità di non facile soluzione.
Ma attenzione però perché il Garante chiude un occhio non tutti e due, quindi la cosa più importante è comprendere l'importanza dei concetti come Privacy Design.
Per esempio se io ti contatto per chiederti informazioni, tu mi rispondi e proseguiamo fino alla conclusione. Da questo momento in avanti che motivo hai di conservare nel tuo computer il mio indirizzo email? Nessuno, quindi cancelli la mia mail e sei già a buon punto.

Stesso discorso per il Data Breach, è tuo impegno sapere che in caso di furto dati dovrai tempestivamente denunciarlo, è tua cura fare in modo che i dati dei tuoi iscritti, clienti, etc siano custoditi con la massima cura e non ceduti, per qualsiasi ragione anche tecnica, a chiunque.

Avrai notato anche tu e anche tu avrai ricevuto diverse mail, che moltissime aziende stanno inviando in cui dichiarano un certo interesse nel garantire il massimo della protezione dei dati. Anche questo è l'approccio corretto.

Hai ragione su tutto e, in effetti, negli ultimi tempi mi stanno bombardando di email.

Il problema è che, mentre le grandi aziende hanno competentissime e costosissime risorse interne che si occupano di queste cose, il micro imprenditore non può contare sulle stesse risorse e deve fare tutto da solo. E mentre perde una montagna di tempo, anche solo per capire cosa deve fare (figuriamoci per farlo), deve anche cercare di portare a casa la pagnotta facendo il suo vero lavoro che, fino a ieri, faceva senza aver mai venduto gli indirizzi email dei suoi contatti a nessuno e senza aver mai spammato "il mondo" e tutto questo senza bisogno di una legge che gli dicesse che queste cose non si fanno.

Non penso soltanto a me, ma penso anche a tutti quegli artigiani che magari si sono fatti creare una paginetta web dal figlio o dal nipote e che, per questo, si ritrovano a dover combattere con un mare di scartoffie che parlano di cose di cui sono completamente ignari.

A mio parere, mentre le regole comportamentali devono, giustamente, essere osservate da tutti ed eventuali abusi puniti, la redazione di scartoffie, il raccoglimento di consensi certificati e tutte le altre cose di carattere prettamente burocratico dovrebbero riguardare soltanto i "big" (quelli sì che fanno di tutto e di più con i dati personali!), cioè le aziende che possono permettersi di pagare fior di avvocati per gestirle.

Ma quello descritto da me è un mondo dei sogni, me ne rendo conto

Quella della proroga era una buona notizia ma sembra smentita:
https://www.privacyitalia.eu/gdpr-nessun-rinvio-le-sanzioni-alle-aziende-entrano-vigore-dal-25-maggio/7113/

@altraSoluzione said:

Quella della proroga era una buona notizia ma sembra smentita

Si purtroppo ho letto anche io, le mie fonti erano testate online piuttosto autorevoli ma in effetti non c'è mai stata nessuna comunicazione ufficiale da parte del Garante.

**Edit, **
aggiungo che però in Francia quello che è stato definito il "grace period" è ufficiale, non è proprio una proroga ma i primi mesi ci andranno piano.

@criceto said:

Sempre come personale opinione ritengo non siano più valide e debbano essere rinnovate (Ovviamente con un lavoro immane ...), sarebbe opportuno rivolgere istanza al Garante per avere lumi in merito ...

Ti posso tranquillizzare, il Garante della Privacy è già stato interpellato in merito: tutti i benestare raccolti nel rispetto dell'attuale Codice della Privacy rimangono validi anche in futuro siccome il GDPR è molto simile al Codice delle Privacy in vigore.

@crticeto: hai un link? sarebbe molto utile per gli altri lettori.
Io ho preso la notizia da un comunicato di un'avvocato, che non posso copiare qui.