Devi immaginarti una pagina php come un piccolo programma che viene eseguito nel momento in cui viene richiesto (tramite un browser normalmente). Questo programma di solito genera un listato html che viene inviato al client per poter visualizzare la pagina.
Questo programma può collegarsi con un database e recuperare dati caricati in precedenza o caricarne altri per il futuro.
Questa è un po' la mini teoria sui linguaggi server-side.
Quello che serve a te è una pagina con un db di appoggio. Se la pagina viene richiesta normalmente non ci sarà elaborazione e il client visualizzerà un form, altrimenti se viene richiesta tramite un metodo differente che permette di inviare dati allegati alla richiesta (POST) questa si occuperà di salvare i dati ricevuti su database...
spero di averti tolgo almeno un dubbio