Per inviare una email non commerciale

giosmile

Per inviare una email non commerciale

Ciao a tutti!

E' la prima volta che scrivo ma vi leggo da tempo.

Ho letto diverse discussioni sul mailing marketing, ma vorrei entrare un po' di più nello specifico del mio caso.

Vengo al dunque:

Dovrei inviare una email a circa 250 aziende di un'area industriale lottizzata dotata di sito internet. Tale sito, che non posso postare per ovvi motivi, ha all'interno già dalla home page una sezione ove è possibile scaricare in excel o pdf l'elenco di tutte le aziende con numeri di telefono ed email. Inoltre, all'interno della sezione "Aziende" del sito, è possibile usare lo strumento "Seleziona le aziende a cui inviare email", ove spunti chi ti interessa (anche tutti) e cliccando sul tasto succitato ti si apre outlook in automatico con l'inserimento degli indirizzi nel campo "A"... a quel punto puoi scrivere ed inviare!

L'unica cosa che varierei, sarebbe quella di spostare gli indirizzi dal campo "A" al campo "CCN", ma proprio nell'interesse delle stesse aziende... inserire un oggetto e il contenuto senza allegati.

Ora, essendo un compendio con aziende commerciali, se c'è la possibilità di scrivere significa che si può scrivere , e non credo per sapere come sta il gatto , ovvio che si tratterebbe comunque di email commerciali.

Ma a parte l'ovvio che per legge può significare poco, io ho preparato una email B2B che non contiene alcuna informazione commerciale, ma è una semplice richiesta di consenso ad inviare un curriculum aziendale di dettaglio. Tra l'altro, lo stesso curriculum non conterrebbe alcun riferimento commerciale, essendo la nostra società operante nel campo della consulenza aziendale che va chiaramente quantificata in base alle richieste. Quindi parliamo di CV contenente chi siamo, che facciamo, dove siamo, principali clienti, strumenti e principali incarichi.

Inoltre, ho anche inserito lo strumento che verrebbe utilizzato nel campo privacy sotto alla firma.

Mi piacerebbe avere un vs. parere in merito alla email che riporto in basso oscurando i campi sensibili:

Spett.Le Azienda,

ritenendo di farLe cosa gradita, con la presente email di "primo contatto" vorremmo segnalare alla Vs. attenzione, per i soli fini conoscitivi e di presentazione, le attività della nostra società nel campo della XXXXX, certamente correlabili alle attività da Voi svolte nel Vs. settore "XXXXX".

Conformemente alla legge sulla privacy, qualora interessati ad ulteriori informazioni sui nostri servizi, anche solo per approfondire aspetti puramente conoscitivi del nostro ambito consulenziale, con la presente Vi chiediamo il consenso all'invio di una presentazione curriculare di dettaglio.

In attesa di un Vs. ambito benestare, cogliamo l'occasione per inviare
Cordiali Saluti

XXXXXXXX S.R.L.
Tel. XXXXXX
Fax XXXXXX
Cell.XXXXXX
Email XXXX
Sito internet XXXXX
Sede Legale XXXXX

Sede Operativa XXXXX

PRIVACY

La presente email non contiene prezzi di prodotti o di servizi offerti, fotografie di materiali o spot pubblicitari, non è pertanto di natura commerciale ma esclusivamente inviata ai fini conoscitivi e quindi di primo contatto, quale email Business-to-Business (B2B), per richiedere preventivamente il consenso al trattamento dei dati qualora il destinatario intenda esprimere il proprio consenso in forma libera ed informata alla ricezione di maggiori informazioni dei servizi prestati dall'Azienda mittente (curriculum aziendale, senza informazioni commerciali). Pertanto, a tale email non seguiranno iscrizioni di alcuna sorta in elenchi o mailing list pubblicitarie e non saranno inviati ulteriori messaggi di alcuna natura fino ad esplicita richiesta da parte del destinatario. L'indirizzo utilizzato per l'invio della presente email conoscitiva è stato reso disponibile dal portale XXXXXXX alla sezione "Aziende" (pagina web XXXXX), tramite lo strumento dello stesso portale a tale pagina denominato "Invia email alle aziende selezionate" che comporta l'apertura automatica del servizio di posta elettronica. Per tale motivo, non sono stati prelevati dati da archivi privati non consentiti, ma semplicemente si è utilizzato lo strumento reso disponibile dal portale XXXXXX per il contatto delle Aziende nella sua apposita sezione. In ogni caso, vengono rispettati completamente i dettami di legge previsti dal testo unico sulla privacy D.Lgs.196/2003 e s.m.i e si ribadisce che la finalità non è l'invio sistematico di email pubblicitarie di alcuna sorta, né la richiesta di iscrizione in alcuna newsletter. Il Titolare del Trattamento dei dati è XXXXXX S.R.L. con sede legale e operativa agli indirizzi indicati in calce alla firma.

Che ve ne pare?

Premetto che l'intenzione è realmente quella di non inviare null'altro se non dopo un consenso esplicito, non abbiamo alcun interesse "spammistico" . Ci riserveremo solo la possibilità di contattare telefonicamente dopo qualche giorno chi ci interessa di più e attendere nel frattempo che qualcuno ci invii qualche richiesta.

Attendo vs. impressioni in merito e grazie a chi vorrà rispondere!

Gio

bago

Come mia personalissima opinione, ogni volta che leggo "questa email non è commerciale" mi viene il prurito. Se non lo è non c'è bisogno di scrivere tutto quel papiro.

metti solamente l'informativa della privacy che deve essere accettata da chi ti vuole dare il consenso. Deve includere il tipo di trattamento che intendi fare, il titolare del trattamento, e un breve cenno al fatto che è possibile chiedere i dati trattati in qualunque momento e chiedere di cancellare i propri dati (e come).

Detto questo la mia impressione è che se non vuoi fare un trattamento dei dati ma vuoi solo mandare un curriculim a chi ti risponde chiedendoti di mandarglielo allora non hai bisogno di chiedere un ulteriore consenso al trattamento dei dati (di fatto non li tratti, secondo me).

Se capisco bene il tuo intento, io non sceglierei l'email ma il telefono. 250 non sono molti, e se non ti interessa ottenere un consenso per comunicazioni periodiche non vedo grossi vantaggi per l'email e ritengo che telefonicamente tu possa avere più possibilità di parlare con la persona giusta (sono un sostenitore dell'email e vivo grazie a questo, ma in questo caso non penso che una email simile possa portarti molte risposte).

Non sono un avvocato, quindi quello che ho scritto sono solo pensieri personali e non consulenze legali.

beatrice.83

Ciao Giosmile e benvenuto nel forum GT

L'email che vorresti inviare credo sia di tipo commerciale, perché contatti determinati utenti per offrire comunque un servizio di tipo commerciale.

Non ho ben capito se vorresti inviare un CV dell'azienda, previo consenso, o se quello che offri è la descrizione di un servizio vero e proprio.

L'email è molto tecnica, rischi che un utente la inserisca direttamente in spam, anche perché (come utente esterno) leggendola capirei poco di ciò che vorresti offrire e/o proporre previo consenso.

Che ne pensi?

giosmile

Innanzitutto grazie per le risposte.

Beh, cercando di rispondere ad entrambi, la mia email la intendo "non commerciale" nel senso che davvero non conterrebbe ne prezzi, ne costi, ne convenzioni e ne nient'altro che non sia una richiesta di consenso per invio di un CV della nostra Azienda.

Inoltre, poichè la nostra Azienda non vende prodotti ma offre servizi di consulenza aziendale (qualità, ambientale, sicurezza, ecc., che andrebbe al posto delle XXXXX di cui all'esempio), non sarebbero ovviamente "quantificabili" economicamente se non dopo un contatto specifico, quindi il CV conterrebbe letteralmente chi siamo, cosa facciamo, principali clienti e principali incarichi, ovviamente i contatti.

L'intento è farci conoscere, un po' come un bigliettino da visita dopo una chiacchierata, per questo si riteneva che lo strumento email, da usare con giusti crismi, per noi sarebbe ottimale in questo senso... non vogliamo fare spam.

Si chiamare sarebbe meglio, certamente, lo abbiamo valutato, ma è innegabile che lo strumento email potrebbe essere più veloce almeno per stuzzicare una idea, visto che cmq avremmo in programma di chiamare dopo qualche giorno.

Ritengo che lo scopo di questo post è capire come sia possibile e consentito, in larga scala, l'invio di una email B2B per richiedere il consenso ad inviare un CV, calando il tutto quindi al mio caso.

Inoltre vorrei sottolineare come lo stesso sito del compendio commerciale preveda lo strumento di invio email già fin dalla home page... ora divagando, mi domando come sia possibile usare tale strumento, previsto e accessibilissimo, per motivi diversi da intenti commerciali, essendo un compendio appunto... commerciale! Non penso che tale strumento sia reso disponibile solo per parlare di argomenti da giornale, non pensate? Cioè, se tali aziende hanno dato la possibilità di essere contattate via email, addirittura condividendo oltre a tale strumento anche la possibilità di scaricare un pdf o excel con elenco dei dati delle aziende, compreso indirizzo di posta, secondo il vostro autorevolissimo parere, per quali motivi sarebbe esclusivamente lecito contattarli? Solo per chiedere info sui LORO prodotti?

Sono veramente molto curioso di sapere cosa ne pensate a proposito.

Tornando al trattamento, io non tratterei alcun dato, perchè uso appunto uno strumento di un portale, gli indirizzi partono in automatico cliccando il tasto "invia email ad aziende selezionate", dopo aver spuntato una ad una le aziende di mio interesse, quindi al più dovrei fare "salva in rubrica" per avere tutti gli indirizzi, ma io questa cosa non la farei (non ho interesse a questo), anzi sposterei gli indirizzi da "A" a "CCN", proprio per evitare che tutti leggano tutto.

I dati sono quindi del portale che fornisce uno strumento per usarli... peccato solo che nella privacy del sito non ci sia scritto nulla a proposito (è una informativa molto generica).

Altri consigli sono ovviamente bene accetti!

Grazie ancora a tutti!

Gio.

bago

Confusione: è tua intenzione chiamare dopo qualche giorno TUTTI i destinatari o solo quelli che ti chiedono di farlo? Nel primo caso mi sembra che tutta questa discussione non abbia senso: chiamali e basta.. preannunciare la chiamata con una email (dalla quale non si capisce che li chiamerai) non ha alcun senso.

Trattamento dei dati: se non fai trattamento dei dati secondo me non devi chiedere alcun consenso. Se qualcuno ti risponde alla email puoi fornirgli le risposte alle domande che ti ha fatto senza aver bisogno che lui ti fornisca un consenso per fare questo (sarebbe assurdo, altrimenti).

Legalità: se per caso tra quegli indirizzi c'è un indirizzo email personale (e non aziendale) allora inviando l'email senza un consenso preventivo commetti un reato (anche se non ha contenuti commerciali). Per questo motivo è molto importante essere sicuri che gli indirizzi siano aziendali. Un indirizzo info@qualcosa non è necessariamente aziendale (io ho un indirizzo info che è personale e non aziendale).

Larga scala: 250 nominativi secondo me non è larga scala, ed è il motivo per cui al posto tuo farei una telefonata. Molto però dipende dal tipo di servizio che fai e dal tipo di azienda inclusa in queste 250.

giosmile

Concordo con il tuo discorso.

Però la questione email aziendale è un paradosso: info chiocciola qualcosa in "genere" è aziendale, mentre pincopallo chiocciola dominio pubblico tipo libero o altro in "genere" è personale. Ma potrebbe non valere in generale e sono d'accordo... ma come fai a sapere se un indirizzo è personale o aziendale con una email di primo contatto? Almeno in generale mi pare impossibile ed improponibile... a meno che non è l'elenco che è qualificato in qualche modo.

Per esempio nel mio caso ritengo che è il portale a testimoniare che l'email è aziendale, visto che dice "invia email all'azienda selezionata"... appunto mi dice "azienda", non "pinco pallo". E se non è aziendale quella (pure se fa pincopallo chiocciola qualcosa) beh è un problema tra portale e azienda, non posso mica saperlo io! Perchè in questo caso il problema si porrebbe pure se la mia email fosse per scrivere "Ciao Pinco, voglio comprarmi tutto il tuo negozio Pallo!" Non trovi?

Per il trattamento non ho capito: dici che il mio caso non è trattamento, quindi non dovrei richiedere alcun consenso di nulla? Quindi solo scrivere più o meno "se siete interessati vi inviamo un CV"?

Gio.

bago

Come deduci tu, ti devi fidare del fornitore. Ma se per caso il fornitore sbaglia sei tu quello che commette il reato e non puoi difenderti con un "il fornitore mi ha detto che erano aziendali". Lo so che sembra eccessivo, ma a me sembra proprio che la normativa dica così. C'è un precedente nel quale una azienda è stata incriminata per aver scritto una email ad una lista di avvocati ma nella lista c'era anche un indirizzo personale di uno degli avvocati (ora non ti so dare i link, ma se cerchi sul sito del garante lo troverai).

Inoltre, se non sbaglio, nella manovra Monti di dicembre c'è stata una piccola ma sostanziale modifica al testo del trattamento dei dati personali che in pratica esclude che i dati delle persone giuridiche siano dati personali e quindi di fatto escluderebbe tutto il meccanismo del consenso per le aziende. Nell'ultimo mese non ho più sentito parlare di questa cosa e quindi non so quale sia lo stato dei fatti, ma non cambia la questione "base" che purtroppo non c'è un modo univoco di stabilire se una email sia aziendale o personale. Sicuramente un tribunale non ti accetterà mai una deduzione che "info" sia aziendale mentre nome.at.libero.it sia personale (proprio perchè non è assolutamente una regola, ma solamente frequente).

Per quanto riguarda il consenso al trattamento, sì, penso che nel tuo caso non serva (l'hai detto tu stesso che non hai intenzione di trattare loro dati, quindi non vedo che consenso potresti chiedergli). Tanto vale che metti un link al CV e gli dici: "se siete interessati qui c'è il CV e qui ci sono i nostri contatti". Chiedergli di contattarti per avere il CV è solo uno step in più che allontana dal risultato.

giosmile

Caro Bago,

si in effetti è così:

L'art. 40, comma 2, lettera a), del decreto legge 6 dicembre 2011, n. 201, convertito, con modificazioni, dalla legge 22 dicembre 2011, n. 214 modifica il codice sulla privacy, in particolare l'art. 4 comma 1 lett.b) diventa:

"dato personale", qualunque informazione relativa a persona fisica, identificata o identificabile, anche indirettamente, mediante riferimento a qualsiasi altra informazione, ivi compreso un numero di identificazione personale

Tutto il codice ruota attorno ai "dati personali" così definiti, quindi restano fuori le persone giuridiche, enti ed associazioni che prima erano incluse nella definizione di "dato personale". A questo punto dico: qualsiasi dato aziendale non è più tutelato dalla privacy, una email aziendale quindi non rientra nella definizione di "dato personale", ergo, e sono sicuro di dirla grossa, il TELEMARKETING e lo SPAMMING spietato sono diventati legali?

Sono sopresse le persone giuridiche, enti ed associazioni finanche come "interessati", visto che si è modificato pure la lettera i) dello stesso art.4 comma 1, rimane "interessato" solo la persona fisica.

E solo una persona fisica potrà esercitare i diritti previsti dal Codice della privacy: conoscere quali dati siano trattati dal titolare del trattamento, ottenerne la rettifica, l'aggiornamento o l'integrazione o anche, in alcuni casi, la cancellazione. Un ente collettivo non potrà più esercitare tali diritti, considerato che i suoi dati non sono più soggetti alle applicazioni del Dlgs 196/2003. Tanto che la manovra Monti succitata abroga l'ultimo periodo dell'articolo 9, comma 4 del codice, e cioè la disposizione in cui si dettagliavano le modalità per identificare la persona fisica titolata a esercitare i diritti per conto della persona giuridica, ente o associazione.

La manovra Monti abroga anche il comma 3-bis dell'articolo 5 del codice: si tratta della disposizione aggiunta dall'art. 6, comma 2, lettera a), numero 1), del decreto legge 70/2011, che aveva escluso dall'applicazione del Codice della privacy , il trattamento dei dati personali relativi a persone giuridiche, imprese, enti o associazioni, ma solo quando effettuato nell'ambito di rapporti intercorrenti esclusivamente tra i medesimi soggetti per le finalità amministrativo-contabili.

A questo punto la domanda: come si configura pertanto il B2B alla luce di queste modificazioni? L'email marketing tra aziende diventa quindi legale sempre e comunque?

Gio.

bago

Il trattamento dei dati e l'invio di email sono comunque due cose distinte.

Il fatto che ora sia possibile fare trattamento di dati aziendali senza richiedere il consenso non significa automaticamente che sia legale fare spamming b2b.

Effettivamente fino ad ora la lotta allo spam si è sempre mossa sul lato del trattamento dei dati personali e quindi questo meccanismo, nell'ambito b2b, non sembra più applicabile. Bisogna capire se era l'unico meccanismo utilizzabile o se semplicemente fosse il più semplice.

Credo che ci vorrà qualche mese prima che qualcuno cominci a "sbilanciarsi".

Resta comunque sempre molto delicato il fatto che non è assolutamente banale distinguere una email di una persona fisica da quella di una giuridica e quindi passare "dalla legalità al carcere" è sempre molto semplice.

giosmile

Io ho estremizzato il concetto nel parlare di spamming, ma resta il fatto che se io scrivo una email ad un ente giuridico, ente o associazione, non essendo più questi tutelati dal codice della privacy come "interessati", in effetti non commetto alcun illecito, perchè il famoso art.130 sulle comunicazioni indesiderate fa riferimento, appunto, agli "interessati" che con il decreto monti sono solo i privati.

Quindi ok in merito alla questione email aziendale o privata, ma superato l'ostacolo, cioè supponendo che io abbia la certezza che pincopallo chiocciola qualcosa sia una email aziendale (es. prelevata dal sito internet istituzionale dell'azienda), se gli scrivo - e solo per assurdo pure come spam - non sto commettendo alcun illecito, perchè quell'indirizzo purtroppo (e sottolineo purtroppo) non è più un "dato sensibile" sottoposto a tutela.

Ti trovi con il ragionamento?

Gio.

P.S. Stiamo ragionando in generale eh! Non è che io ora voglia fare SPAM o che la voglia giustificare!

bago

Indicativamente direi di sì, ma non sono un avvocato e non conosco tutta la disciplina applicabile alle comunicazioni, quindi non so risponderti.

Per il momento sembra che la rete stia a guardare, in attesa di qualche novità in merito.

Aggiungo anche che penso che il fatto che la lotta allo spam passasse per una disciplina per la protezione del trattamento dei dati personali mi è sempre sembrata una forzatura e credo che sia un bene che almeno in parte non sia più così. Personalmente ritengo che non sia nemmeno giusto considerare un indirizzo email un dato personale, a meno che non sia direttamente associabile ad una persona e penso che la normativa dovrebbe combattere lo spam con meccanismi diversi dal trattamento dei dati personali (anche nei confronti di privati).

Aggiungo un'ultima cosa per me fondamentale: indipendentemente dalla legge c'è da tenere in considerazione comunque la tecnologia. Oggi la tecnologia permette di distinguere abbastanza bene lo spamming e penalizzare pesantemente la "deliverability" degli spammer. I filtri antispam se ne fregano della legge e applicano i loro algoritmi, gestiscono le proprie blacklist e le proprie tabelle di reputazione.