Organizzare un evento (lungo)

catone

Organizzare un evento (lungo)

Vado un po' fuori tema, voglio raccontare come è avvenuta la realizzazione di un evento, dal punto di vista del marketing non solo web.

Diciamo innanzi tutto che oggi pomeriggio si svolgerà un seminario su di un certo argomento.

Ho avuto circa un mese per organizzare tutto, non mi piace essere con l'acqua alla gola, ma mi ci hanno ficcato dentro.

Vediamo le attività svolte. L'obiettivo era arrivare ad almeno 50 partecipanti, l'argomento è molto settoriale.

Si è cominciato con una lettera a tutti i clienti della mia azienda in cui si invitava a partecipare all'evento. Su circa 350 invii hanno aderito solo 5 persone.

Allora ho coordinato la creazione di una brochure e ne ho fatto stampare mille copie distribuendole tra professionisti del settore e mi sono arrivati circa 20 persone.

Poi sono partito con la realizzazione di un piccolo sito (che mi auguro diventerà un portale) sull'argomento del convegno. Non potevo inserire solo il programma dell'evento e pertanto ho passato le notti a studiare l'argomento essendo completamente ignorante in materia. Ho creato il sito, ho rischiato molto perchè è iper ottimizzato e ho creato una campagna adwords, purtroppo il ctr è stato bassino, circa il 3%, ma ho avuto comunque una 50ina di visite al giorno.
Però poi l'evento che ha cambiato le carte in tavola, dopo solo 7 giorni il sito ha raggiunto la chiave principale, titolo del convegno, mi sono trovato ad oscillare tra il sesto e l'ottavo posto (circa 500.000 risultati). Bene i visitatori sono passati quasi a 100 e ho ottenuto un'altra ventina di partecipanti.

Ho chiesto l'inserimento di un link in vari portali del settore, arrivando sino a siti piuttosto importanti, che, con mia sorpresa, si sono dimostrati interessati a pubblicizzare l'evento. Qui però non so dire quante persone mi abbiano portato.

Nel frattempo ho creato un messaggio informativo con un invio formale all'evento (chi compilava un form non pagava i 50 euro di ingresso e ho promesso, poi, un piccolo omaggio a tutti i partecipanti). L'ho spedito, chiedendo il permesso, a tutti gli associati a talune categorie professionali e ho ottenuto almeno 10 nuovi iscritti.

Ho fatto richiamare al telefono dai commerciali un campione scelto di clienti (circa il 15%) che non aveva aderito e sono riuscito a trovare altri 4 partecipanti.

Bene ho raggiunto finalmente l'obiettivo. Sono a circa 50 partecipanti.

Conclusione: con il solo posizionamento ho ottenuto un terzo dei risultati, se consideriamo però che la spessa per questa attività è irrisoria rispetto a tutte le altre, da un'analisi costi/benefici si evince che sia la modalità più efficiente per ottenere il successo. Ovvio in questa attività, in altre, magari, il rapporto si inverte. Mi chiedo però se avessi avuto 4 messi cosa potrebbe essere successo! Forse mi sarebbe bastato il solo sito per ottenere una cinquantina di partecipanti.

Altra cosa che ho notato, lo so, è banale, che email marketing e newslettering hanno percentuali di successo prossime allo 0 (non metto in dubbio di essere io incompetente, ci mancherebbe, ma me lo confermano quotidianamente in tanti).

Il marketing tradizionale (brochure, telemarketing, ecc.) ha avuto il suo impatto ma a costi decisamente alti.

Perchè quindi, ritorno ad essere banale, il successo del sito? Perchè rispetto a email, volantini e quant'altro il sito non è invasivo, l'utente è libero di leggerselo o meno, anzi è proprio lui che decide di leggerlo con una ricerca in un mdr. E poi, oltre al posizionamento, ripeto, non ne so la portata ma sono certissimo siano stati utilissimi, contano molto i link autorevoli, i cosidetti superlink, quelli da siti che subito l'utente riconosce come una risorsa seria di cui si possa fidare.

Infine, importante, ho fatto un esperimento con gli inviti via email, una prima sfornata senza regalo e una con il regalo. Inutile dire che i risultati sono stati decisamente migliori promettendo la partecipazione gratuita se mi compilavano un form (ricordo che l'evento costa la ridicola cifra di 50 euro) e regalando (senza dire cosa) qualcosa durante l'evento.

Bene vi dirò poi come è andata.

Un'ultima precisazione, chi mi conosce lo sa, non ho scritto questo post per vantarmi, tutt'altro. Vorrei capire se approvate quanto è stato fatto, se, da questi pochi dati, riuscite a trovare qualche errore nella mia campagna, se avete suggerimenti e quant'altro. Aggiungo, anzi, che apprezzerò moltissimo chi mi possa dare una buona "dritta" per i prossimi eventi.

copyone

Innanzitutto complimenti!
Per esperienza so che mole di lavoro è necessaria... e te la sei cavata in modo superbo!

Mi piacerebbe conoscere quale è stato il budget totale dell'evento e se puoi anche l'argomento (ovviamente se possibile, magari anche in privato se preferisci).

Scusa per l'intrusione, è solo che voglio tentare di capire meglio.

A presto,
Copyone

P.S. La cosa curiosa è che invece per alcuni eventi "generalisti" le DEM per me hanno funzionato alla grande.

king.hack

Da profano in materia (non mi è mai capitato di coordinare una cosa del genere a me sembra che hai mosso bene i tuoi passi.

A mio parere la tecnologia dovrebbe passare in secondo piano rispetto all' informazione, indi per le persone, che l' evento venga sponsorizzato per posta ordinaria, tramite volantinaggio, o tramite newsletter, "mail passaparola" o sito internet, basta che non sia troppo "invadente il messaggio da far passare".

Ovvio che poi ogni metodo che ho menzionato ha infiniti punti di vista, ma evidentemente esiste il "punto di vista standard": tornando al tuo resoconto, sono rimasto un po stranito dal fatto che le newsletter abbiano avuto poco impatto rispetto ad altri metodi.

Risultato finale si può dire che, in ordine di importanza:
brochure;
il sito web - link autorevoli;
contatti telefonici;
newsletter/mail;

Sembrerebbe un buon punto di partenza, grazie alla tua esperienza, per potersi basare su un piano marketing per sponsorizzare degli eventi ed avere dei discreti numeri di partecipanti/clienti.

PS: bel post Catone

lkv

@KING_Hack said:

Risultato finale si può dire che, in ordine di importanza:
brochure;
il sito web - link autorevoli;
contatti telefonici;
newsletter/mail;
Attento, il contatto telefonico e' stato fatto successivamente, per recuperare qualche indeciso, a mio parere e' il mezzo che avrebbe attirato piu' adesioni, per cui io lo metterei in testa. In questo caso specifico non lo considererei in un elenco con gli altri proprio per la differenza temporale e di target. Non erano piu' dei "possibili interessati", ma delle persone che non avevano aderito.

lkv

@Catone said:

Conclusione: con il solo posizionamento ho ottenuto un terzo dei risultati, se consideriamo però che la spesa per questa attività è irrisoria rispetto a tutte le altre, da un'analisi costi/benefici si evince che sia la modalità più efficiente per ottenere il successo. Ovvio in questa attività, in altre, magari, il rapporto si inverte. Mi chiedo però se avessi avuto 4 messi cosa potrebbe essere successo! Forse mi sarebbe bastato il solo sito per ottenere una cinquantina di partecipanti.
Ma non efficace in questo caso, perche' da sola non ti avrebbe permesso di raggiungere il risultato dei 50 partecipanti. Forse avendo piu' tempo sarebbe stata efficiente ed efficace. Ma cosi', non si puo' dire.
Il dato che mi da piu' da pensare e' stato che per le lettere su 350 invii hanno aderito solo 5 persone. In quanti le hanno ricevute? Le hanno cestinate? Mi sembra che le lettere abbiano molto perso di forza persuasiva come pubblicita'. I 5 rispetto agli altri avevano caratteristiche particolari? Reddito, domicilio, eta', ecc. ?

spiderpanoz

ottimo lavoro!
anche per l'argomento non alla portata di tutti.

spiderpanoz

PS domanda:
il sito continuerà a vivere anche dopo il convegno?

catone

Uff, ho appena finito, sono esausto. Almeno mi sono passato il tempo con la hostess

Domani vi darò un breve resoconto.

Sì spider il sito vivrà di vita propria sto cercando collaborazioni, altre ne ho attivate di importanti, voglio farlo crescere nel lungo periodo.
Poi si è deciso di replicare il convegno a ottobre.

must

ti diró: l'argomento é talmente interessante che potevi annunciarlo anche qui

catone

Ciao Must l'avevo annunciato nella sezione apposita, qui mi interessava creare una discussione su di un caso generale, altrimenti mi facevo pubblicità per nulla.

Ad ogni modo per conmpletezza il convegno grosso modo verteva sulla conservazione sostitutiva e la fatturazione elettronica.

spiderpanoz

@Catone said:

Uff, ho appena finito, sono esausto. Almeno mi sono passato il tempo con la hostess

Domani vi darò un breve resoconto.

Sì spider il sito vivrà di vita propria sto cercando collaborazioni, altre ne ho attivate di importanti, voglio farlo crescere nel lungo periodo.
Poi si è deciso di replicare il convegno a ottobre.

siamo curiosissimi e attendiamo il breve resoconto sul tempo passato con la hostess...

catone

Allora, prima ragiono sui rilievi e poi breve resoconto.

Partiamo dal marketing telefonico: io, personalmente, ragiono sulle mie esperienze personali e aziendali. Ogniqulvolta mi chiama qualcuno cerco una scusa per non rispondere o per delegare altri a farlo. Credo sia la forma più invasiva di promozione e, pur potendo sbagliarmi, la uso come ultimissima arma a mia disposizione. Nella fattispecie l'ho utilizzata solo ed esclusivamente come "richiamo" all'azione invio degi inviti. Partire direttamente dalla telefonata credo non avrebbe sortito effetti migliori.
Che la percentuali dei clienti partecipanti sia bassa sul novero totale è cosa di cui sono cosciente, ma me l'aspettavo. Ho clienti piccoli, poco interessati all'innovazione e alla tecnologia, conservatori e poco reattivi. Per ottenerne di più avrei dovuto sostenere un costo troppo elevato, cioè avrei dovuto sguinzagliare i commerciali direttamente nelle loro sedi e, invece, a me interessava prevalentemente creare basi per ottenere nuova clientela.

@Lkv, giustamente dici che il web ha portato un solo terzo dei partecipanti. E' vero, però ragioniamo in termini di costo e di tempo, alla fine sempre un costo: sono stati ridicoli, non voglio parlare in questa sede di budget, ma ti assicuro che sono soddisfattissimo del risultato. Non voglio certamente affermare che le pratiche di marketing tradizionale vadano abbandonate, ma che, con più tempo, vadano ridotte, almeno nel mio modestissimo ambiente.

La fredda cronaca. Innanzitutto ci hanno cambiato di sala all'ultimo momento. Il complesso che ci ospitava si estende per diversi km quadrati e pertanto la nuova sala distava da quella pubblicizzata almeno un 500 metri, forse un chilometro. Abbiamo dovuto mandare gente in giro a trovare i vari partecipanti, alcuni gli abbiamo portati in macchina da una parte all'altra e tranne uno che si è incazzato di brutto (gli ho offerto un caffè e si è calmato abbastanza) non ci sono stati intoppi. Abbiamo dovuto però iniziare in ritardo di mez'ora e questo ha tagliato le gambe all'ultimo relatore che ha dimezzato il suo intervento, ma alla fine dopo tre ore un solo partecipante ha lasciato i lavori in anticipo.
Bel buffet a cui, per i miei noti problemi gastrici, ho partecipato poco che ci ha visto cercare di capire chi e quali potessero essere potenziali clienti. Abbiamo trovato anche alcuni concorrenti e questo mi fa piacere, se la concorrenza di ti segue da vicino, vuol dire che l'idea è valida.
Un relatore in particolare ha avuto un successo incredibile, del resto è uno dei massimi esperti del settore e quindi posso dire di essere soddisfatto, dover indossare la cravatta a parte.

Per quanto mi riguarda ho fatto un po' di servizio d'ordine e poi qualche sortita nella sala. Insomma sono soddisfatto.

copyone

@Catone said:

Allora, prima ragiono sui rilievi e poi breve resoconto.

Partiamo dal marketing telefonico: io, personalmente, ragiono sulle mie esperienze personali e aziendali. Ogniqulvolta mi chiama qualcuno cerco una scusa per non rispondere o per delegare altri a farlo. Credo sia la forma più invasiva di promozione e, pur potendo sbagliarmi, la uso come ultimissima arma a mia disposizione. Nella fattispecie l'ho utilizzata solo ed esclusivamente come "richiamo" all'azione invio degi inviti. Partire direttamente dalla telefonata credo non avrebbe sortito effetti migliori.

Io credo (ed è supportato dall'esperienza) che invece la formula migliore sia il "mix" telefonata/invio.

Richiede un pò di impegno ma ha il pregio di creare una relazione con il cliente.

Ecco come l'ho testata io.

Prima telefonata con il cliente da 10 secondi, giusto per dirgli "Salve sono x della ditta tal dei tali, le chiedo una cortesia... le stiamo mandando un invito per un convegno esclusivo riservato ai nostri migliori clienti, potrebbe confermarmi il suo indirizzo?"
Mandi la lettera, molto meglio se affrancata come posta ordinaria e non come "stampe".
Dopo una settimana ritelefoni e dici "signor x, ci siamo sentiti 10 giorni fa per telefono, visto che non mi risulta ancora pervenuta la sua adesione mi sono preoccupato e credevo non le fosse arrivato l'invito per cui mi sono permesso di chiamare per essere sicuro che non perdesse questa possibilità per via magari di un problema postale..."

Note sparse:

Se la segretaria non te lo vuole passare poni l'accento sul fatto che gli stai facendo un invito per un evento ufficiale, importante, bla bla bla. In questo modo la metti nella posizione di dover decidere al posto del capo con il rischio che questi si incazzi se viene a sapere dell'evento e se lo è perso. (questa tecnica non vale se la persona in questione è la moglie/fidanzata/amante/mamma del capo.... ovviamente la suddetta frase discriminatoria è da intendersi anche a sessi invertiti
Mangiare a scrocco ha ancora il suo appeal. Un mio conoscente addetto stampa organizzava le sue conferenze sempre in agriturismi di lusso. Ed i giornalisti invitavano anche i loro amici di altri giornali.

Buon week end!

spiderpanoz

domanda indiscreta:
ma alla fine, quanti nuovi clienti?

l'obiettivo era trovarne di nuovi o riposizionarsi su un livello qualitativo più alto? ottenere maggiore visibilità? sviluppare nuove partnership?

catone

Spider, al tempo!

Te lo diro fra qualche settimana, ora si deve aspettare quello che realizzeranno i commerciali da martedì al lavoro.

spiderpanoz

un mio amico ha fatto lo stesso quanche anno fa...
lui è avvocato e si occupa di internet. ha fatto per qualche anno un convegno annuale sul diritto delle nuove tecnologie...

ha ottenuto un buon ritorno soprattutto relativamente all'innalzamento della qualità percepita del servizio.

catone

Mi auguro di ottenere lo stesso successo.

Credo che martedì mi studierò passo passo tutto ciò che si è fatto per fare in modo che il prossimo costi meno, insomma spero che anche in questo campo le economie di scala siano attuabili.

spiderpanoz

1 per lui è stato molto complesso organizzare il primo evento
2 il secondo anno è stato più semplice, avere già fatto un convegno con un buon ritorno di notorietà l'ha aiutato a:

reclutare nuovi oratori;
avere tra i partecipanti/oratori rappresentanti di camere di commercio e unione europea;
ottenere nuovi sponsor (pensa che ora il suo convegno lo gestisce IPSOA)
diventare a sua volta oratore in altri convegni, università, ecc...

se hai bisogno e magari passi a milano te lo presento.
oltre tutto pensavo di coinvorgerlo nel discorso e-learning che ti dicevo.

catone

Forse prima dell'estate ci passo, devo andare a trovare i miei server, mi ci costringono.

Ad ogni modo se usa linkedin fagli il mio nome, vorrei condivedere altre esperienze sulla prima volta.