Mail: ma è possibile sdoppiarlo?

giorgiotave

Mail: ma è possibile sdoppiarlo?

Salve ragazzi,

ho un problema.

Ho tantissime email e ovviamente ogni volta che apro Mail mi impegna molte risorse. Ovviamente mi servono perché sono un archivio importante che sfrutto spesso.

Ho email di oltre 10 anni fa e riesco a risalire a tante cose.

Mi chiedevo questo: ma è possibile archiviare tutte le email e iniziare da zero con le stesse impostazioni?

In pratica è come se avessi due Mail, uno che contiene tutte quelle prima di oggi e uno che userò da domani in poi, senza le email vecchie.

Si può?

redsector

Ciao Giorgio,
inizierei cercando di spiegare come funziona Mail di OSX per le caselle email in POP (per quelle IMAP c'è poco da fare, vista che la posta non è gestita, ma solo visualizzata).
Ogni account ha una propria cartella che viene memorizzata in ~/Library/Mail in formato 'testuale', ordinato secondo una logica proprietaria.
Ogni messaggio email viene poi indicizzato in un database personale di mail.app, così che possa mostrare tutte le email in modo 'organico'.
Questo non è abbastanza, perchè ogni messaggio email viene anche indicizzato da SpotLight che interagisce con mail per ritrovare i vari messaggi anche da finder.

Questo significa che se hai tante email (io sto a 7GB) l'apertura di mail non apre tutte le email, ma solo questi database (nella cartella mail data, nel mio caso 85MB).
Qualora tu voglia cercare un messaggio, allora la cosa viene demandata a spotlight e al suo indice.
Nel caso del mio mac l'indice è grande 3GB (l'indice sta nella cartella .Spotlight)

Quello che ti consiglio di fare, e che ho fatto io, è questo:
Creare una nuova Casella (non è un account, è una cartella). All'interno puoi creare sottocartelle.
o ho creato una struttura che è organizzata più o meno così:
Fornitori (con all'interno tante sottocartelle per ogni fornitore)
Mailing list (con sottocartelle)
Forum (con sottocartelle)
Probabile spam (con sottocartelle per account)
e così via.

In questo modo ti prepari a suddividere l'archivio email unitario in sotto cartelle anche sul disco nella cartella ~/Library/Mail

Per smistare la posta nelle sottocartelle ci va un po di lavoro, io ti consiglio di creare delle regole (preferenze/regole) per lo smistamento automatico, anche per il futuro.
Una volta fatta la regola, la si può applicare alla posta già ricevuta, che smisterà automaticamente. Ci va un po, pazienza. Sia per il tempo necessario a creare le regole (lo si può fare un po al giorno), che per il tempo necessario a spostare le email da parte di mail.

Questa struttura, così com'è, però ti può creare dei fastidi. Ad esempio se ricevi una mail da un fornitore ti apparirà un 1 nella macrocartella fornitori, poi dovresti espanderla, cercare l'1 nella sottocartella, aprirla e poi leggere la mail.
Il problema si risolve con le cartelle smart. Puoi creare questa 'cartella virtuale' che racchiuderà tutte le sottocartelle presenti in fornitori, così da vedere tutte le email in un colpo d'occhio unico.

Al termine del lavoro (io ci ho messo un paio di settimane a tempo perso) ti troverai con un sacco di automatismi e che ti risparmieranno tempo e avrai la posta ben organizzata.
Ti rimarrà solamente, se noterai ancora pesantezza, di separare a mano in sottocartelle ad hoc, gli anni precedenti (che è poi è la cosa che hai chiesto e che io ho complicato

Tieni presente che mail applica le regole anche via scripting applescipt.
Tanto per fare un esempio, io ricevo costantemente dei file zip da una persona, ho creato una regola che alla ricezione prende lo zip, lo decomprime in una cartella appositamente creata e poi cancella il messaggio.
Si può fare tutto e di più.

Se decidi di lanciarti nell'impresa, fai il backup della cartella ~/Library/Mail prima di iniziare
A me mail si apre in 3 secondi scarsi e non ho particolari lentezze (ho disabilitato l'opzione Mostra immagini remote nei messaggi html)

giorgiotave

Wow, me lo rileggo con calma e ti faccio sapere! Grazie!

leonov

Ciao a tutti.

Riprendo questo utilissimo thread per domandare al nostro mitico uomo-Mac (:D) un'informazione sulle caselle IMAP, che qui sopra venivano solo menzionate.

Se io volessi scaricare la posta dall'account IMAP in locale sul mio computer (magari su una cartella del disco esterno), come potrei procedere? Creo tutta l'alberatura come per una cartella POP nella cartella di destinazione, poi sposto a manina i messaggi nelle sotto-cartelle, e infine indico a Spotlight e Mail dove e come cercare il messaggio?

Grazie in anticipo per le informazioni.

redsector

Buonasera,
la domanda non mi è chiara. Vuoi scaricare il contenuto di una casella di posta imap organizzata talis qualis sul tuo computer locale per poi 'svuotare' l'originale, o vuoi semplicemente accedere ad una casella email in imap in modo che tutto il suo contenuto sia indicizzato?

Visto che l'argomento è complesso, forse è meglio che mi spieghi per bene cosa intendi fare.
In linea di principio non occorre fare null'altro che configurare l'account di posta nel modo appropriato, tutto il resto lo farà il mac.
Ciao!

leonov

Ok, cerco di chiarire.

Ho un account di posta di lavoro che fra qualche mese non potrò più utilizzare (scadenza naturale dell'account stesso), su cui sono salvati un po' di anni di email, suddivisi in poche cartelle — entrata, inviata, cestino, spam; niente cartelle secondarie o sotto-cartelle.

Alla scadenza dell'account, quando il contenuto della cartella sul server centrale verrà svuotato in remoto dai sysadmin, vorrei aver salvato una copia di tutte le email sul mio computer, in modo tale che la scomparsa dei messaggi dalla casella remota di posta non comporti una loro dissoluzione anche sul mio Mac.

In subordine, ma si tratta di un'esigenza secondaria, vorrei poter continuare ad accedere alle email scaricate in locale dall'interno del programma Mail, eventualmente organizzandole in sotto-cartelle applicando filtri, e potendo cercare nell'archivio usando la casella di ricerca dello stesso programma Mail.

Suona più chiaro adesso?

redsector

Bene,
ora è più chiaro .
Quando si configura un account IMAP su Mail di OSX, questi crea automaticamente una copia locale di tutte le sottocartelle e di tutti i messaggi ivi contenuti. Mail ricolloca ogni cartella IMAP dove va posizionata (entrata/inviata/bozze/indesiderata/cestino) e se ne trova qualcuna che non sa riconoscere o è stata creata a parte le posiziona in basso, nel fondo della colonna di sinistra, sotto alla didascalia che riporta il nome dell'account. Nel mio caso, con una gmail, mette Importanti e Speciali, che esistono sempre di serie.
Per vedere/conoscere dove eventualmente ma messo una subfolder IMAP all'interno della colonna di sinistra, basta cliccare col pulsante destro sulla casella interessata e scegliere "ottieni informazioni account".

E fino a qua sappiamo dove ha messo i messaggi e che sono stati messi in locale. Questo succede sempre, a meno che il server IMAP non impedisca ai client di vedere tutti i messaggi. Ad esempio con gmail esiste l'opzione ?Limita le cartelle IMAP a non contenere più di X Messaggi?.
La verifica che tutti i messaggi siano presenti in locale è semplice, basta verificare quanti messaggi contiene la casella online e quanti ne riporta la casella in Mail.

Ora il dubbio è, cosa mai succederà quando la casella email viene a cessare di esistere?
Prima ipotesi: cancelliamo l'account da Mail
Conseguenza, tutti i messaggi associati, verranno cancellati. Se si vuole perseguire questa opzione bisogna copiare tutti i messaggi, poi vediamo come farlo.

Seconda ipotesi: tenere l'account "disconnesso" o che va in errore perchè il server non risponde più.
Qui i messaggi rimangono, però può essere fastidioso vedere eventuali messaggi di errore o simboli strani che riportano la casella disconnessa.

Terzo opzione, copiare i messaggi.
Esistono tanto modi

Il modo più semplice è quello di selezionare la cartella che ci interessa (come abbiamo visto individuandola con "ottieni informazioni account").
Una volta scelta la casella, basta farci un click sopra e andare nel menù Casella per scegliere "Esporta Casella di posta". L'opzione appare solo per le caselle IMAP.:o
Vi consiglio di creare una cartella sulla scrivania dove mettere tutti i file temporaneamente.
Questo sarà già un backup in formato mbox.
Bisogna ripetere il passaggio per tutte le cartelle IMAP.
La posta in arrivo avrà come nome "INBOX", le successive cartelle le dovrebbe mettere sotto alberatura, a me fa "[Gmail]" con dentro Cestino, Importanti, Posta Inviata, Speciali. Attenzione ad essere ordinati, verificate di volta in volta che fa.
Attenzione che alcune cartelle, tipo "tutti i messaggi" duplica i contenuti, occorre sapere che si sta facendo e potrebbe essere tutto quello che vi serve.

Una volta finito, basta andare nel Menù file e scegliere l'opzione "importa caselle".
Se avete creato una cartella ordinata, lui le aggiungerà tutte assieme nella sezione "Sul mio Mac" sotto la voce "Caselle importate".
L'unica bruttezza è che ogni cartella avrà dentro un "mbox".
Dovrete fare un po' di ordine, Vi consiglio di rinominare le singole cartelle "mbox" in modo più appropriato e di spostarle in una alberatura tutta nuova, evitando così di indicizzarle nuovamente.

Questa operazione dovrebbe essere la più semplice nel caso di tante email e di tante cartelle.

Volendo "spostare" i messaggi dall'IMAP, per cancellarli dal server, forse è meglio considerare l'opzione di configurare lo stesso account come POP3, impostando di non lasciare i messaggi sul server.

Alla prossima

leonov

Perfetto. Istruzioni chiarissime e tecnica efficace.

Studierò la soluzione migliore per le mie esigenze e provvederò a garantirmi un'uscita senza intoppi dall'account di lavoro.

Grazie mille, Redsector.