Temo che l'unica posizione formalmente ineccepibile sia non mandare niente.

I motivi per cui ritengo questo:

se vuoi che sia ineccepibile devi poter dimostrare che hai ottenuto un consenso (altrimenti potresti inviare a indirizzi raccolti sul web e dire che in passato, non sai quando, quell'indirizzo ti ha mandato una email). il consenso ha una validità che si intende "persa" se non ci sono contatti periodici: in pratica se tu raccogli consensi per scrivere email promozionali sul calcio e poi per 2 anni non contatti queste persone, per essere ineccepibile non dovresti più scrivere niente ma raccogliere nuovi consensi. Stessa cosa per l'argomento: il consenso deve essere consapevole e focalizzato su un argomento (se uno ti manda una email di auguri non sei autorizzato a rispondergli facendogli pubblicità di qualunque genere). Se tu fossi certo che sono tutti contatti aziendali allora potresti madare una email NON PROMOZIONALE di richiesta di consenso: ricordati che se tra questi ce ne sono che fanno uso personale dell'email (anche se tu pensi sia aziendale) questa email di richiesta consenso costituisce reato.

Non vorrei passare per il guastafeste, hai chiesto tu "formalmente ineccepibile"