Project Management - Tools reloaded

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Project Management - Tools reloaded

Padova, 27 luglio 2010

[CENTER]Riassunto[/CENTER]

Project Management tools: i tools, in italiano attrezzi, non fanno il project management.
Il project manager può costruire tools secondo la necessità, ma i tools non fanno il project manager.
Un tool aiuta il professionista nel suo lavoro; di solito un project manager fa uso di molti tools diversi secondo la necessità del momento.
Il Project Manager dovrebbe conoscere la sua disciplina (il project management) tanto per cominciare; deciderà poi quali tools gli servono per un progetto, nonché come e quando usarli.
Se uno è convinto che il project management consista nell'accendere il computer, avviare MS Project e fare qualche diagrammino (magari di Gantt), come farà questo povero cristo a comprendere che tutto sta facendo fuorché project management?
Il Project Manager professionista conosce bene la disciplina del Project Management e usa i tools che servono, quando servono e quanto servono ? a seconda delle necessità del progetto.

Tools reloaded

•  Tools     - attrezzi
  

• Project Management e tools

•  La     fiera dei tools
  

•  Ed     il Project Management?
  

•  Project     Manager o tool manager?
      *-----*
  

  La settimana scorsa, problema idraulico.
  Da bravi ticinesi, abbiamo preso la cassetta degli attrezzi per vedere se si poteva fare qualcosa; intanto, la saggia micia Inklet scuoteva la testa.
  Ce l' abbiamo messa tutta, abbiamo rispolverato conoscenze (ingegneristiche e non) di idraulica col risultato che ? anche il bravo micio Tailchaser ha cominciato a scuotere la testa.
  Insomma, abbiamo chiamato l'idraulico che, con una cassetta d'emergenza grande la metà della nostra, ha risolto il problema in dieci minuti.
  Morale della favola: gli attrezzi senza specialista fanno scuotere la testa ai mici.

  Tools - attrezzi

  Magnifica cosa gli attrezzi, in arte tools!
  Anzi, dato che stiamo trattando di project management, d'ora in poi li chiameremo tools.
  Ma voi non dimenticatevi che sono attrezzi, eh!

  L'arco è stato inventato dal cacciatore per aiutarlo nella caccia; cionondimeno, un arco non fa un cacciatore ma un pericolo per gli altri.
  Il poliziotto porta la pistola per difendere i cittadini; cionondimeno, una pistola è un pericolo in mano a chi non sa usarla.
  Il falegname usa la sega circolare; purtroppo, tanti che usano la sega circolare senza avere le giuste conoscenze di falegnameria si fanno del male.
  Insomma, l'abito non fa il monaco.

  Un tool aiuta il professionista nel suo lavoro; anzi, di solito un professionista fa uso di molti tools diversi secondo la necessità del momento.
  Un tool senza il professionista che sappia come e quando usarlo non serve a molto e può provocare danni.

  Project Management e tools

  Vi ricordate del film 'Matrix'?
  Tailchaser: 'Sì, era un buon film, mi è piaciuto.'
  Inklet: 'Vabbeh, però poi hanno fatto ?Matrix reloaded? che più che reloaded era un'esagerazione ed un miewww-mi-mieew!!!'

  I tools sono necessari, ma non bisogna esagerare la loro importanza al punto da sostituirli alla professionalità.
  Dopo tutto, un professionista può sempre creare un altro tool che soddisfi le sue necessità, mentre un tool non può creare un professionista.
  Insomma, il tool non fa il project manager.

  Ci sono tanti tools in circolazione; ricordiamo, ad esempio, i diagrammi di Gantt che aiutano a visualizzare i tempi di un progetto, MS Project che aiuta a distribuire le risorse, tantissimi altri.
  Ebbene, per quanto normalmente si pensi (o cerchi di fare pensare;-) che questi tools facciano il project management, sono in realtà tutti ausili di cui si può anche fare a meno.
  Non ci credete?
  Prendete i diagrami di Gantt: noi non li facciamo se non per dare un supporto visivo ai nostri clienti; produciamo una ?matrice? (chiamiamola così) dove sono riportati tutti i dati necessari del prodotto principale e dei sottoprodotti.
  Ecco che interviene Taichaser: ?Eh, cari miei, lì non si scampa! In tal data tale prodotto o sotto-prodotto deve essere pronto, sai bene chi ne ha la responsabilità, riusci a sapere per tempo se un sotto-prodotto (magari fondamentale) è indietro nella tabella di marcia e perché.'
  Inklet: 'E niente scuse! Prodotti, non attività. Niente scuse su tale o quella attività, perché i tempi sono stati calcolati sulla base delle attività necessarie per quel sotto-prodotto.'
  Ehi, ma 'sti mici sono proprio terribili, eh!
  Insomma, anche Gantt non è necessario, anche se è molto utile per dare un'idea sui tempi del progetto in generale, soprattutto a chi non mastica di project management.
  Torneremo in futuro sui Gantt perché c'è un concetto base che va rimarcato: **i diagrammi di Gantt dovrebbero essere il risultato **(visivo) finale di un impegnativo lavoro di impostazione e pianificazione del progetto, non il progetto stesso.

  Veniamo a MS Project: una persona che magari non sa nulla di project management si specializza in MS Project e viene chiamata project manager.
  No, prego, sapere usare il martello non fa l'idraulico!
  Però tanti, senza colpa loro, pensano che sapere usare MS Project faccia il project manager.

  Veniamo ai vari tools informatici creati per aiutare il project manager: sono spesso utili, ma non sono altro che automatizzazioni di parti di metodologie di project management; un ausilio, insomma, non project management.

  Lo stesso vale per tanti altri tools come la EVA (Earned Value Analysis): sono utili, non sono obbligatori per condurre un progetto; potete decidere di usare altri tools.
  **Soprattutto, il project manager dovrebbe conoscere la sua disciplina (il project management) tanto per cominciare; deciderà poi quali tools gli servono per un progetto, nonché come e quando usarli. **

  La fiera dei tools

  Inklet si è svegliata dal riposino:* 'Non se ne può più, tools ovunque, pare che siano più importanti i tools del project management!'*
  Tailchaser è inquisitore, oggi: 'Ma la gente lo sa cosa è il project management? No, perché a ogni piè sospinto sentono parlare di questo o quel tool; se qualcuno, suo malgrado, si è fatto un'idea sbagliata sul project management non è colpa sua.'
  In effetti, quanti sanno che il Project Management è una disciplina che può fare uso tanto del mega-computer quanto della carta e matita?

  Per carità, come l'idraulico ha bisogno di attrezzi così il project manager ha bisogno di tools.
  Ma di quanti tools ha bisogno, in realtà?
  La risposta della saggia Inklet: 'I tools sono come le attività: servono solo ed esclusivamente al prodotto ? chiamatelo anche risultato. Il prodotto/risultato rappresenta profitto, attività e tools sono costi e vanno quindi ridotti al minimo indispensabile.'
  Tailchaser ha un dubbio importante: 'E se il tool è sbagliato, nel senso che non occorreva proprio o, peggio, il suo uso fa più danni che altro? L'attrezzo sbagliato può distruggere un progetto.'
  Come dice il vecchio adagio, ?Se l'unico attrezzo che possiedi è un martello, vedrai tutti i problemi come chiodi?.

  Ed il project management?

  Beh, finché si è impegnati a pensare a come usare il martello nella situazione specifica ? cosa che può essere molto difficile se il martello proprio non ci va ? non si pensa all'idraulica, soprattutto se si è convinti che il lavoro dell'idraulico consista nel prendere a martellate le tubature.
  Insomma, se uno è convinto che il project management consista nell'accendere il computer, avviare MS Project e fare qualche diagrammino, come farà questo povero cristo a comprendere che tutto sta facendo fuorché project management?

  Poi magari si allaga la casa, e allora di chi è la colpa?
  Beh, se sappiamo che esistono gli idraulici diremo: ?Ma che furbo che sono! Non potevo chiamare l' idraulico??
  Se invece non sappiamo che esiste l'idraulico, anzi siamo convinti che la nostra cassetta degli attrezzi sia l' idraulica, diremo: ?Deve essere perché devo battere il martello più forte, o magari dovevo usare anche lo scalpello come mi ha consigliato quello che mi ha venduto la cassetta dopo che gli ho detto che le cose non andavano bene; anzi, lui mi ha detto che dovevo comprare la punta in diamante anche se costava un occhio della testa.? *
  Inklet: 'Il mastice, ci voleva il mastice!'*

  Sapete, Inklet è project manager.

  Project Manager o tool manager?

  Inklet non è un tool manager.
  La saggia micia conosce bene la disciplina e usa i tools che servono, quando servono e quanto servono ? a seconda delle necessità del progetto.
  Tailchaser, come tutti i gatti, è un po' geloso dell'attenzione riservata ad Inklet e vuole dire anche lui la sua: 'Verissimo, resta però il fatto che io, nei miei progetti, uso tanto carta e matita, la calcolatrice, uso il computer soprattutto per le comunicazioni e per i programmi di scrittura/presentazione. Se poi vogliamo dirla tutta, la verità è che il 90% del lavoro consiste nello spremersi le meningi; avete mai visto un tool che si spreme le meningi?'
  *'Io sì, io sì, ho visto un tool che ha fatto venire la meningite al progetto!' *- Questa, come avrete immaginato, era Inklet.

  Inklet si presenta ai clienti con la sua professionalità ed esperienza, ma senza cassetta dei tools.
  Non ne ha bisogno: tutto il necessario è nella sua testa, anche la conoscenza dei tools che possono essere utili.
  Dopo avere parlato con il cliente, si spreme le meningi e torna con carta, penna, computer (vedeste che bel Mac s'e' presa!), una cassettina piccina piccina con su scritto ?Tools utili per questo progetto, usare con estrema cura? e, in casi speciali, una cartellina con la scritta *?Tools sviluppati da Tailchaser per questo progetto? *- sapete, Tailchaser è molto bravo a fare quelle piccole ed economiche cosette che servono talvolta ma che nelle ferramenta del project management proprio non si trovano.

  Non ci è mai capitato di dare retta a quei venditori porta-a-porta (od addirittura via corrispondenza) che propongono le cassette ?miracolose?: ?Tutti idraulici in 10 minuti?, oppure ?Cambia la tua vita casalinga con i nostri punteruoli al titanio ed i nostri martelli in lega.?
  Eppure, quei venditori vendono tantissimo ? forse perché i clienti non sanno che la cassetta non fa il professionista.

  Quello che più rende perplesso Tailchaser sono gli ?specialisti? che si presentano con una grande cassetta tutta colorata e dicono: ?Io sono idraulico, lo vedi infatti che bella cassetta di attrezzi nuovi-super-mega-efficaci-che risolvono-tutto che ho??
  Inklet: 'Mieooooowwwwwwwwww!!!'

Per informazioni:
www.righetconsult.com
Practice svizzera innovativa di Lugano (Ticino), fornisce servizi di Project Management e soprattutto Prince2, Training, Strategia ed Organizzazione aziendale, Risk Management.
Operazioni in Svizzera, Italia, UE.Le zone di maggior interesse per PRINCE2 ed il Project Management sono Padova ed il Veneto,Lugano ed il Ticino, Vicenza, Verona, Treviso, Venezia, Belluno, Rovigo, Milano, Roma.
Certificazione PRINCE2 Practitioner a Londra. Siamo la prima (ed a nostra conoscenza l'unica) practice basata in Ticino nonché ad operare in Veneto con PRINCE2.